Co to jest KSeF? 

Krajowy System Elektronicznych Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania oraz archiwizacji faktur zapisanych w ustrukturyzowanym formacie XML. System ma na celu pełną cyfryzację obiegu dokumentów między firmami (B2B) i konsumentami (B2C) oraz zwiększenie transparentności rozliczeń. 

Od kiedy system KSeF staje się obowiązkowy?

Wdrażanie obowiązku wystawiania faktur w KSeF zależy od wielkości obrotów firmy: 

• Od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł (wraz z VAT). 
• Od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców (MŚP, mikrofirmy). 
• Od 1 stycznia 2027 r. – dla firm „wykluczonych cyfrowo” z obrotem miesięcznym do 10 tys. zł. 

Ważne: Każdy przedsiębiorca musi być gotowy na odbiór e-faktur z systemu KSeF już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli obowiązek ich wystawiania dotyczył go w późniejszym terminie. 

KSeF w BNP Paribas Leasing Solutions

W jaki sposób będę otrzymywać faktury z BNP Paribas Leasing Solutions od 18 maja 2026 r.? 

Od tego dnia BNP Paribas Leasing Solutions przestanie wysyłać faktury drogą mailową lub listowną*. Faktury (za opłaty okresowe, wstępne, dodatkowe czy sprzedaż poleasingową) należy odbierać samodzielnie bezpośrednio w systemie KSeF. Faktura jest uznawana za doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF ID. 

*Ważne: Wyjątkiem są faktury dla gospodarstw rolnych niemających obowiązku rozliczania podatku VAT. Faktury te wysyłane są w dotychczasowy sposób (w zależności od wyboru klienta): 

• na adres e-mail,  
• w formie papierowej, 
• w Portalu Klienta . 

Aby aktywować Portal Klienta, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na wsparcietechniczne@corp.bnpparibas.com. 

Więcej informacji na stronie: Strefa Obsługi Klienta – Portal Klienta | BNP Paribas Leasing Solutions Poland 

Skąd dowiem się, że BNP Paribas Leasing Solutions wystawiło nową fakturę?  

Od 18 maja wszystkie faktury znajdują się w KSeF. Natomiast wizualizacja (podgląd) faktury będzie dostępna w Portalu Klienta jednak nie będzie ona dokumentem księgowym w rozumieniu przepisów podatkowych. Dlatego klientom, którzy jeszcze nie korzystają z Portalu Klienta rekomendujemy uruchomienie tej usługi. Aby aktywować serwis, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na wsparcietechniczne@corp.bnpparibas.com. 

Aby aktywować serwis, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na wsparcietechniczne@corp.bnpparibas.com. 

Czy wejście KSeF wpływa na terminy płatności moich rat?

Nie, warunki umów leasingowych, w tym kwoty i terminy płatności rat, pozostają bez zmian. 

Jak zacząć korzystać z systemu KSeF? 

Należy zalogować się do e-urzędu skarbowego i uzyskać odpowiednie uprawnienia. Szczegółowe instrukcje znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. 

Jak wygląda faktura w systemie KSeF? 

Różni się ona od tradycyjnego pliku PDF. Ma jednolity format XML zgodny ze wzorem Ministerstwa Finansów i posiada unikalny numer KSeF ID. Szczegółowe instrukcje znajdują się na stronie Ministerstwa Finansów: ksef.podatki.gov.pl. 

Jakie dokumenty nadal będą wystawiane poza systemem KSeF? 

Poza systemem KSeF pozostaną m.in.: noty obciążeniowe, wezwania do zapłaty, monity, noty odsetkowe, dokumenty windykacyjne oraz pisma informacyjne. Będą one nadal dostępne w Portalu Klienta lub przesyłane mailowo/listownie. 

Jakie są główne korzyści z wprowadzenia KSeF? 

• Faktury są dostępne natychmiast po wystawieniu. 
• Brak konieczności własnej archiwizacji – system przechowuje dokumenty przez 10 lat. 
• Szybszy zwrot podatku VAT (do 40 dni). 
• Uproszczone kontrole podatkowe dzięki ustandaryzowanej strukturze XML. 

O jakich ograniczeniach warto wiedzieć? 

W systemie KSeF nie ma możliwości edycji wystawionej faktury (można jedynie wystawić korektę) oraz nie można wystawiać not korygujących. 

Czym są specyficzne elementy leasingowe w fakturze KSeF? 

Struktura faktury XML w KSeF zawiera dedykowane pola, które uwzględniają specyfikę transakcji leasingowych. BNP Paribas Leasing Solutions zaleca zwrócenie na nie uwagi przy dostosowywaniu własnych systemów odbiorczych. 

Gdzie szukać pomocy i szkoleń dotyczących KSeF? 

Ministerstwo Finansów organizowało cykl bezpłatnych szkoleń online pod nazwą „Środy z KSeF”. Dodatkowo dostępne są: 

• Infolinia KSeF pod numerami +48 22 330 03 30 lub 801 055 055. 
• Podręczniki KSeF i instrukcje „krok po kroku”.